Privacybeleid van Skola

Hoewel je er niet steeds van bewust bent geef je als Gebruiker van ons Platform steeds enkele ‘persoonsgegevens’ vrij. Persoonsgegevens zijn die gegevens die ons toelaten jou als natuurlijke persoon te identificeren, ongeacht of we dit daadwerkelijk doen of niet. Dit zal het geval zijn zodra men een directe of indirecte link kan leggen tussen één of meerdere gegevens en een natuurlijke persoon.

Wij hechten een groot belang aan de bescherming van jouw privacy. Geheel conform de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Privacywet) verschaffen wij graag duidelijkheid omtrent de naleving van de strenge verplichtingen uit deze Privacywet.

Zodra je gebruik maakt van ons Platform en daarbij horende diensten bevestigt de Gebruiker zijn kennisname en akkoord met onze Privacy Verklaring en de verzameling en verwerking van zijn persoonsgegevens op de wijze zoals hier beschreven staat.

Het is mogelijk dat ons Privacy-beleid in de toekomst vatbaar is voor aanpassingen en wijzigingen. Deze zullen duidelijk gemaakt worden in de Privacy Verklaring. Het is dan ook aan de Gebruiker om op regelmatige basis kennis te nemen van dit document. Iedere substantiële wijziging zal steeds duidelijk gecommuniceerd worden.

1 Wie is de verantwoordelijke van de verwerking?

Geheel conform de Privacywet scheppen we eerst duidelijkheid omtrent wie de verantwoordelijke voor de verwerking is. De verantwoordelijke voor de verwerking, ook wel data controller genaamd, is elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die alleen of samen met anderen het doel en de juridische en technische middelen bepaalt voor de verwerking van persoonsgegevens. Deze verantwoordelijke kan hierbij gebruik maken van partijen die hem op technisch en organisatorisch vlak bijstaan in de feitelijke verwerking.

1.1 De school/onderwijsinstelling als verantwoordelijke voor de verwerking
Iedere school/onderwijsinstelling maakt werk van een goed werkende en efficiënte schoolomgeving waarin een correcte administratie en vlotte communicatie centraal staan. Met dit doel voor ogen selecteert de school de meest geschikte middelen daartoe. Het digitale platform van Skola is het instrument bij uitstek om dit te realiseren. Het uiteindelijke beheer van de applicatie berust bij de school die als “administrator” toezicht houdt op het gebruik en de Gebruikers binnen de schoolomgeving. Zie onze FAQ voor meer informatie over de bevoegdheden van de administrator.
De school/onderwijsinstelling dient bijgevolg als verantwoordelijke voor de verwerking aan alle verplichtingen uit de Privacywet te voldoen. Bijgevolg is het aan de school/onderwijsinstelling om de Gebruikers voldoende te informeren omtrent de verwerkte persoonsgegevens, de gestelde verwerkingshandelingen en de rechten van de Gebruikers. Skola heeft de school/onderwijsinstelling reeds in de onderlinge contractuele verhoudingen op deze verplichtingen gewezen. De Gebruiker kan in alle gevallen zijn rechten uit “Artikel 4: wat zijn mijn rechten?” afdwingen ten aanzien van de school/onderwijsinstelling.
Skola verwerkt de persoonsgegevens louter in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking. Bijgevolg is Skola slechts een feitelijke verwerker die instaat voor de goede technische werking van het Platform. Hierbij kan Skola eveneens gebruik maken van derde partijen. De keuze van de school/leersinstelling voor Skola is gebaseerd op onze adequate waarborgen met betrekking tot technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen rond de verwerking. Als feitelijke verwerker voldoet Skola aan de verplichtingen uit artikel 16, §1 privacywet.

1.2 Skola als verantwoordelijke voor de verwerking
Skola verwerkt evenwel persoonsgegevens in gevallen waar zij wel het doel en de juridische en technische middelen bepaalt. Deze verwerkingshandelingen staan volledig los van de verwerking in de hoedanigheid als feitelijke verwerker. Deze Privacy Verklaring handelt enkel over de verwerkingshandelingen die Skola stelt in de hoedanigheid van verantwoordelijke verwerker. Dit betreft een uitzonderingscategorie en blijft beperkt tot die gevallen opgesomd in “artikel 2. Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens door Skola verwerkt?”. In ieder geval moet onder Skola volgende onderneming worden verstaan: Skola VOF (Hierna “Skola” genoemd), met als adres, Arthur Meulemanslaan 10, 3200 Aarschot en ondernemingsnummer: BTW: BE0568586779.

1.3 Overige feitelijke verwerkers
Skola maakt als platform gebruik van verscheidene geïntegreerde functionaliteiten en hulpmiddelen die aangeleverd worden door derde partijen. Aangezien deze derde partijen ook een verwerking van persoonsgegevens verrichten verwijzen wij u graag door naar het privacybeleid van deze partijen. Deze feitelijke verwerkers werden op uiterst zorgvuldige wijze geselecteerd en bieden voldoende waarborgen met betrekking tot technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen rond de verwerking.

De feitelijke verwerker beslist autonoom over de meest technisch geschikte toepassing om de gegevens te verwerken en doet dit vanuit zijn professionele expertise. Skola beschikt niet over dezelfde expertise en specialiteit. Skola draagt of neemt geen enkele aansprakelijkheid op bij verlies of corruptie van data, identiteitsdiefstal, diefstal van gegevens, virussen of Trojaanse paarden, SQL-injecties of andere aanvallen op de informaticasystemen of online cloud-portalen.

De onderstaand aangehaalde voorbeelden geven een duidelijk beeld weer van de belangrijkste feitelijke verwerkers. De opsomming is op geen wijze limitatief en kan in de toekomst wijzigingen ondergaan. Het is sowieso de verantwoordelijkheid van de Gebruiker om op regelmatige basis kennis te nemen van de Privacy Verklaringen van die partijen waar zichtbaar gebruik van wordt gemaakt.

1.3.1 Verwerkers van analytische gegevens
Product Onderneming Privacybeleid
Google Analytics Google Inc. Privacybeleid
1.3.2 Functionaliteiten en koppelingen
Product Onderneming Privacybeleid
Rackspace Cloud Files Rackspace BV Juridisch

2 Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens door Skola verwerkt?


Door gebruik te maken van het Platform en onze dienstverlening verklaart de Gebruiker zijn uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van zijn persoonsgegevens door Skola. Voor de verwerking van persoonsgegevens van derde personen beroept Skola zich uitdrukkelijk op het feit dat deze verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of voor de uitvoering van maatregelen die aan het sluiten van die overeenkomst voorafgaan en die op verzoek van de betrokkene zijn genomen.
Aangezien er geen rem op technologie en innovatie staat is het onmogelijk een inschatting te maken van ons toekomstige Platform en dienstverlening. Het is bijgevolg belangrijk dat deze toestemming ook betrekking heeft op het gebruik van de persoonsgegevens in het kader van de ontwikkeling van nieuwe diensten en functionaliteiten voor zover deze binnen de oorspronkelijke doelstelling van ons Platform valt.

2.1 Een persoonlijke gebruikerservaring
In de eerste plaats verzamelt en verwerkt Skola persoonsgegevens indien deze noodzakelijk zijn om de individuele gebruikers een een veilige, optimale en persoonlijke gebruikerservaring te bieden. De voornaamste verwerkingshandelingen hierbij vinden plaats in opdracht van de school/onderwijsinstelling als verantwoordelijke van de verwerking. Toch kan een rechtstreekse verhouding tussen Skola en de Gebruiker ontstaan waarbij persoonsgegevens verwerkt worden, namelijk voor het aanbieden en verbeteren van onze eigen gepersonaliseerde en algemene dienstverlening.

Hiervan is sprake in volgende gevallen: De beantwoording van rechtstreekse vragen; het verlenen van individuele ondersteuning; de facturatie van bijkomende producten; het aanbod van algemene informatie, productinformatie, nieuwsbrieven en aanbiedingen van Skola of een van haar partners; de verkrijging en verwerking van gebruikersbeoordelingen; de detectie en melding van fraude, fouten en/of criminele gedragingen. Deze lijst is op niet-limitatieve wijze samengesteld.

De voornaamste gegevens die Skola in dit kader verwerkt zijn de voornaamste persoons- en contactgegevens zoals opgegeven door de Gebruiker. Hieronder vallen leeftijd, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, etc. Skola verzamelt in geen geval gevoelige persoonsgegevens van de Gebruiker, zoals gegevens over uw ras, politieke opvattingen, gezondheid, godsdienstige en andere geloofsovertuigingen, seksuele geaardheid en dergelijke.

Wij kunnen deze persoonsgegevens eveneens gebruiken voor de verspreiding van commerciële berichten met betrekking tot onze eigen diensten of diensten van onze partners. In dit kader krijgen deze partners nooit rechtstreekse toegang tot uw persoonsgegevens. Er zal nooit een verspreiding van commerciële berichten van gewone derde partijen gebeuren.

2.2 Goede technische werking
Daarenboven verzamelen en verwerken we persoonsgegevens om de Gebruiker de goede technische werking van het Platform te garanderen. Het Platform maakt gebruik van verscheidene middelen om de Gebruikerservaring te optimaliseren en eventuele (technische) fouten in het Platform te detecteren;
  • Cookies; deze informatie laat ons toe de Gebruiker te herkennen en zodoende efficiënt gebruik te maken van de platformfuncties zoals ingelogd blijven, navigering door de informatie, gebruik van functionaliteiten, gepersonaliseerde commerciële berichten weergeven, etc. Voor een verdere verduidelijking rond onze cookies verwijzen we u graag door naar onze Cookie Policy.
  • Log-informatie: dit betreft informatie zoals het IP-adres en diverse telecommunicatie-gegevens.
  • Informatie met betrekking tot het gebruikte toestel zoals hardware- en software informatie en netwerk informatie.
  • Local Storage informatie; deze informatie laat ons toe de Gebruiker te herkennen en zodoende efficiënt gebruik te maken van de platformfuncties zoals ingelogd blijven, navigering door de informatie, gebruik van functionaliteiten, gepersonaliseerde commerciële berichten weergeven, etc. Het Platform verzamelt eveneens anonieme gegevens, zijnde technische gegevens die uitsluitend voor interne doeleinden gebruikt worden om een beeld te krijgen van Gebruikersnavigatie op het Platform. De verzamelde informatie kan voor externe analyse naar derde partijen verzonden worden maar enkel voor zover wij een voorafgaande anonimisering hebben doorgevoerd.
2.3 Wat met een overdracht naar derde partijen?
Neen, Skola hecht een groot belang aan het vertrouwelijke karakter van persoonsgegevens. Er vindt geen overdracht, verkoop of mededeling van persoonsgegevens aan derde partijen plaats. Persoonsgegevens worden dus enkel verwerkt voor interne doeleinden.
In uitzonderlijke gevallen worden de persoonsgegevens toch meegedeeld aan derde partijen. Dit kan enkel gebeuren indien één van volgende gronden aanwezig is:
  • Er een uitdrukkelijke toestemming is van de betrokkene;
  • Wanneer de doorgave noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen Skola en Gebruiker;
  • Wanneer de doorgave noodzakelijk is voor de sluiting of de uitvoering van een in het belang van de Gebruiker tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en een derde gesloten of te sluiten overeenkomst; Bijvoorbeeld in geval van fraude.
  • Wanneer de doorgave noodzakelijk is of wettelijk verplicht; Dit is het geval indien er sprake is van een zwaarwegend algemeen belang of recht.
De betrokkene is zeker van de vertrouwelijke verwerking van zijn persoonsgegevens in geval van een overname of verkoop van Skola. In dit geval zal Skola de nodige informatie aan betrokkene verschaffen.
2.4 Wat met een overdracht buiten Europa?
Skola is een Belgische onderneming. Niettemin kan er gegevensverwerking en/of –overdracht zijn naar landen buiten de Europese Unie indien dit noodzakelijk is voor de werking van het platform. Ingevolge artikel 21 van de privacywet mogen persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan landen die eenzelfde passend beschermingsniveau waarborgen, en waar dezelfde of gelijkaardige bepalingen van de privacywet worden nageleefd. Het land, duur van de overdracht en opslag, aard van de gegevens en precieze doeleinden zijn criteria die per geval onderzocht moeten worden.
Skola garandeert dat er geen overdracht naar derde landen voor gegevensverwerking of –opslag plaats heeft zonder dat de nodige maatregelen genomen zijn om te voldoen aan de beschermingsvereisten uit de Belgische Privacywet. Deze overdracht zal slechts plaats vinden op basis van één van de gronden zoals vermeld in “artikel 2.3 Wat met een overdracht naar derde partijen?”.


3 Worden er locatiegegevens opgeslagen?


De analytische data van Skola tonen inderdaad locatiegegevens. Op basis van deze gegevens kan je (vermoedelijke) locatie op een kaart (‘Kaart’) worden bepaald en aangegeven. Deze aanduidingen (op basis van een IP-adres) zijn echter allesbehalve nauwkeurig, en dus ruim onvoldoende om je precieze locatie te achterhalen.
We gebruiken deze locatiegegevens dus niet om jou te identificeren, doch enkel om de goede technische werking van ons Platform te garanderen.

4 Wat zijn mijn rechten?

4.1 Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van de persoonsgegevens
Iedere Gebruiker kan er van uitgaan dat Skola jouw persoonsgegevens steeds ‘eerlijk en rechtmatig’ verwerkt. Dit wil zeggen dat de gegevens enkel voor de bovenstaande uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verwerkt worden. Skola garandeert dan ook dat de gegevensverwerking steeds toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is.
We bewaren jouw persoonsgegevens nooit langer dan strikt noodzakelijk. Wel houden we een archief bij van jouw gegevens, zolang je account actief is, of wanneer je persoonlijke data noodzakelijk is om je een bepaalde dienst te kunnen aanbieden.
Skola heeft voldoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om jou een veilige verwerking van de persoonsgegevens te garanderen. Deze beveiligingsmaatregelen zijn in verhouding met de aard van de persoonsgegevens en de potentiele risico’s.
De risico’s van een toevallige of ongeoorloofde vernietiging, toevallig verlies, de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking zijn dan ook tot een minimum gereduceerd. Dit betekent jammer genoeg niet dat er geen risico meer bestaat. Bij een inbraak op haar informaticasystemen zal Skola onmiddellijk alle mogelijke maatregelen nemen om schade en/of diefstal tot een minimum te beperken.

4.2 Recht op verzet
Iedere Gebruiker kan zich steeds verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. Dit recht van verzet bestaat slechts indien er sprake is van zwaarwegende en gerechtvaardigde redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie. De uitzonderingen van artikel 5, (b) en (c) Privacywet zijn eveneens van toepassing op dit recht van verzet.
De Gebruiker kan zich te allen tijde, kosteloos en zonder motivering verzetten tegen de voorgenomen verwerking van zijn persoonsgegevens indien deze persoonsgegevens verkregen werden met het oog op direct marketing.
De Gebruiker is eveneens gerechtigd om te allen tijde, kosteloos en zonder motivering de verwijdering van of het verbod op de aanwending van alle hem betreffende persoonsgegevens te bekomen die gelet op het doel van de verwerking, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard.
De Gebruiker oefent zijn recht uit via een gedagtekend, schriftelijk verzoek aan Skola, per post of per e-mail via support@skola.be. Skola verbindt er zich toe binnen de 15 werkdagen aan jouw verzoek een gevolg te geven.

4.3 Recht op toegang
Iedere Gebruiker die zijn identiteit bewijst beschikt over een recht op toegang tot de informatie rond het al dan niet bestaan van verwerkingen van zijn persoonsgegevens, net als de doeleinden van deze verwerking, de categorieën gegevens waarop deze verwerkingen betrekking hebben en de categorieën van ontvangers aan wie de gegevens worden verstrekt.
De Gebruiker oefent zijn recht uit via een gedagtekend, schriftelijk verzoek aan Skola, per post of per e-mail via support@skola.be. Skola verbindt er zich toe binnen de 15 werkdagen aan jouw verzoek een gevolg te geven.

4.4 Recht op verbetering
Skola engageert zich tot een zo nauwkeurig mogelijke gegevensverzameling. Onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens kunnen bijgevolg steeds verbeterd of zelfs uitgewist worden.
Aangezien het onmogelijk is om continu op de hoogte te zijn van iedere verandering of fout in de persoonsgegevens, is het aan jou als Gebruiker om onnauwkeurigheden en onvolledigheden te melden en in de eerste plaats zelf de nodige aanpassingen te maken binnen zijn
Gebruikersregistratie.

Indien dit toch niet voldoende blijkt kan men steeds een gedagtekend, schriftelijk verzoek aan Skola richten, per post of per e-mail aan support@skola.be. Skola verbindt er zich toe binnen de 15 werkdagen aan jouw verzoek een gevolg te geven, door de persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk aan te vullen, te verbeteren of zelfs te verwijderen. De verwijdering heeft voornamelijk betrekking op de zichtbaarheid, het is dus mogelijk dat de verwijderde persoonsgegevens toch nog tijdelijk bewaard worden.